PR System

10개월 동안 내가 오비맥주를 담당하면서 경험한 것들을 토대로 PR System을 정리해 본다.

일을 할 수록 System의 중요성을 깨닫는다. 주변에 커리어가 높으신 분들은 어릴 때 큰 조직에서 일해보는 것이 중요하다는 말씀을 많이 해주셨는데, 그런 이유가 System에 있다고 생각한다.

작은 조직에서 나처럼 여러 개의 업무를 담당하는 것은 같은 연차와 또래에 비해 훨씬 더 빠르게 업무를 배우고 handling할 수 있다는 장점이 있다. 반대로 생각하면, 회사에 튼튼한 System이 갖춰져 있지 않기 때문에 각자가 자신의 역량이나 노력에 맞게 스스로 배워야 할 것들이 많다는 얘기도 될 것이다.

확실히 PR AE들은 스스로 경험하면서 체득해야 할 것들이 많다. 그러나 정말 핵심적인 것들이 아니라면, 어느 정도 System이 갖춰져 있어서 AE가 불필요한 것들은 빠르게 습득하고 좀 더 주요한 업무에 매진하는 것이 옳다고 본다. 내 생각에 오비맥주의 PR 업무는 어느 정도 System이 갖춰져 있다. 그런 클라이언트를 맡아 정말 운이 좋았다고도 생각한다. 이 System을 만들기 위해 열정과 노고를 아끼지 않으신 정용민 부사장님과 IPR의 여러 선배들에게 감사할 따름이다.

1. Daily Monitoring

오전 10시까지 클라이언트에게 조간 모니터링이 발송되는 것을 원칙으로 한다. (Result가 심각하게 많이 나온 날은 클라이언트의 양해를 통해 조금 늦어질 수도 있겠다)

클리퍼팀이 9시까지 담당 AE에게 클라이언트와 관련된 기사들을 스크랩하여 가져다 주면, AE가 기사를 보고 Result/Competitor/Issue 등으로 카테고리를 구분하여 다시 클리퍼 팀에 넘긴다.

담당 클리퍼가 기사를 복사하여 영문 시놉시스 담당자에게 넘긴다. (기사의 중요한 구절에 AE가 밑줄을 그어주면 좀 더 빠른 번역이 가능해진다)

그동안 AE는 온라인 검색(네이버 등 포털 사이트 + 지역지 등을 검색할 수 있는 아이서퍼 등의 시스템 활용) 하여 주요 이슈가 있으면 추가로 번역 작업을 맡긴다.

담당 클리퍼가 기사 스캔본 (스크랩 마스터를 사용하면 빠르고 깨끗한 기사 이미지를 얻을 수 있다) 을 공유 폴더에 올리고, 기사 영문 시놉이 완성되면 담당 AE가 번역을 최종 확인하고 스캔 이미지와 함께 정리하여 클라이언트에게 이메일로 모니터링을 발송한다.

2. Real Time Monitoring

Real Time monitoring이라는 용어가 적절할런지 모르겠다. 모니터링은 실시간 지속적으로 이루어져야 한다. 기자들이 기사를 쓰고 있는데 모니터링은 기껏해야 하루에 한 번 이루어지는 것은 말이 안되는 구조다. 특히 요즘은 온라인 기반의 언론사들이 대거 등장했고, 이들에 의한 속보 경쟁이 어느 때보다 치열하다. 단 몇 분만에라도 놓친 기사에 의해 이슈가 확산될 수 있는 여지가 커졌다는 의미일 것이다.

오비맥주의 경우, 소비재이기 때문에 특히 소비자에 의해 제기되는 부정적 이슈에도 특히 민감해져야 했다. 네이버, 다음, 엠파스 등 포털 사이트에서 1분 단위로 계속 검색어를 넣어 새로운 기사는 없는지, 소비자들에 의한 컴플레인은 없는지 체크해야 한다. 물론, 담당 AE가 하루 종일 컴퓨터 앞에 앉아 있을 수는 없다. 이럴 때를 위해  System이 필요한 것 같다. 담당 AE가 없을 때는 그 사람의 사수나 혹은 같이 업무를 공유하는 직원이 자동적으로 모니터링 업무를 대신 담당하는 System을 구축해야 한다. (물론, 전체 기사 건수도 적고 부정적 이슈 제기가 거의 없는 클라이언트나 그런 업계의 경우에는 그 시스템에 변화를 주어도 무방할 것이다)

실시간 온라인 검색을 통해 보고할 거리가 생길 경우, 1차적으로 이메일로 클라이언트에게 보고한다. 자리에 없을 경우를 대비해 SMS로 2차 보고를 한다. 관련 이슈가 지속해서 기사화될 경우, 앞서 보낸 이메일을 하단에 두고 기사를 업데이트하여 계속 보고한다. 물론 SMS도 계속 나간다. (주요 기사가 아닐 경우에는 SMS를 몇 번이고 보내는 것은... 지양한다 ^^;; 이건 센스!)

실시간 모니터링을 통해 기사 내용에 수정되거나 덧붙여져야 할 사항이 있다면 담당 기자에게 정중히 전화를 걸어 담당 클라이언트의 입장에 대해 설명을 해야 한다. (인하우스 담당자가 직접 컨택할 수도 있겠다) 내 경험상 이런 경우는, 담당 기자나 언론사가 작심하고 나쁜 기사를 내는 경우 말고는 기자들이 잘 몰라서 잘못쓰는 일이 많았던 것 같다. 기사가 잘못 나왔을 때 바로잡아야지 별것 아니라 생각하고 그냥 두면 계속해서 잘못된 정보가 나올 수 있다.

최종적으로 저녁에 나오는 가판을 확인한다. 기자에게 요청한 대로 기사가 수정되어졌는지, 또 기사의 헤드라인이나 서브 타이틀은 온라인과 다른 경우가 많기 때문에 이것도 꼭 확인한다. 또한 사진 이미지는 무엇이 들어갔는지도 가판에서 확인해서 클라이언트에게 보고한다.

3. Counting

모니터링을 통해 매일 Media Exposure와 AEV를 계산하여 업데이트하고 클라이언트에게 보고한다. 경쟁사의 PR Activity까지 카운팅하여 자료로 남기면 더없이 훌륭한 비교자료가 될 수 있다. IPR에서 9년 가까이 오비맥주의 홍보를 맡았기 때문에 몇 년동안 쌓아온 자료가 정말 방대하다. 내 컴퓨터 용량의 50% 이상은 오비맥주 관련 자료일 것이다. 한 번 정리를 해보려고도 했었는데, 도무지 버릴 자료가 없었다;;;

특히 수치화 되어 있는 자료들은 두고 두고 쓸모가 있다. 아니, 시간이 지날수록 더 가치있는 자료가 된다. 따라서 홍보대행사가 자주 바뀌면 이러한 자료들은 모두 쓸모가 없어진다. 물론 인하우스에서도 이런 자료들을 가지고 있다면야 문제가 없겠지만 대행사에서 만들어져 오는 자료를 보고받는 입장이므로 아무래도 차이가 있으리라 생각된다. 홍보대행사에게도 Counting을 통한 PR Performance 자료들을 System으로 만들어 클라이언트에게 차별화된 서비스를 제공한다면 스스로의 Value를 한단계 상승시키는 요인이 될 것이라 생각한다.

4. Monthly Report

한 달 간의 PR 활동들을 정리하여 바인딩 후 클라이언트에게 제공한다. 최근에는 자리만 차지할 뿐이어서인지 텍스트가 아닌 CD로 받거나 파일 형태로 받는 기업들도 늘어나고 있는 듯 하다. 이것은 클라이언트가 편하다고 생각하는 어떤 형태로든 상관없을 것이다.

오비맥주는 이런 바인딩 북 외에 월마다 MMRM을 PPT로 만들어 클라이언트에게 제공했다. MMRM에는 월별 ME와 AEV를 그래프로 그려서 전 월이나, 그 해 전체 PR 활동과 수치적으로 비교하기 편리하다. 특히 오비맥주는 제품 특성상 여름에 기사량이 많은데, 이런 특징들이 MMRM을 통해 비교가 되어진다. 또 그 달에 나온 기사들의 스캔 파일들을 뒤쪽에 첨부하여 저장한다. 당장엔 '이런게 뭐가 필요있나.. 모니터링 파일도 있는데.. ' 했었는데 한 번 뼈저리게 필요성을 실감한 이후부턴 그런 생각이 안든다. 모니터링은 Daily Basis이기 때문에 나중에 활용도가 떨어지는 편이다. 1년 동안의 PR활동들을 정리하거나 한 눈에 보고싶을 때는 MMRM 12개월분을 보는 것이 가장 좋다.

PR 업무에서 System화 할 수 있는 것은 이 정도가 아닐까 싶다. 담당 기자단 컨택이나 관리 등의 업무는 어느 것이 정답이라고 생각하지 않는다.

System은 효율적이고, 효과적인 방법이다. 그러나 System을 구축하고, 또 담당자들이 체화시키는데는 많은 시간과 노력이 필요하다.

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  • 이명진 2007.11.26 17:28 ADDR 수정/삭제 답글

    안녕하세요.저는 한겨레 아카데미 19기 이명진이라고 합니다.

    현재 홍보대행사에서 일하고 있는데 이제 1년차입니다.아직 부족한게 많아 업계선배들 글을 통해 인사이트를 얻을려고 하고 있습니다.

    그동안 네이버블로그를 통해 글만 보고 갔는데 이사기념과 동시에 인사차 글 남기고 갑니다.

    아.그리고 이직축하드립니다,마음 고생은 심하셨겠지만 말이죠.^^;;

  • Favicon of https://allycho.tistory.com BlogIcon 2007.11.26 17:50 신고 ADDR 수정/삭제 답글

    안녕하세요, 저도 정용민 부사장님과 김호 대표님 블로그에서 성함을 많이 봐서 그런지 왠지 오랫동안 알던 분 같네요 :)

    제 블로그 오셨었다니 왠지 부끄럽네요.. 호호
    여기서는 좀 어른스럽게 포스팅하려고 네이버에서 싹 이사했는데..;;;;;;;;

    아무튼 반갑습니다. 자주 놀러오세요~ :)

  • 이명진 2007.11.27 13:27 ADDR 수정/삭제 답글

    오래 알던 사람같아서 감사할 따름입니다.역시 블로그가 주는 이 친밀감이란...글구 부끄럽다뇨.ㅋㅋ정용민 선생님한테 '선수'라고 인정받는 선배님이신데..자주 놀러오고 글남기겠습니다.^^;;

  • Favicon of https://allycho.tistory.com BlogIcon 2007.11.27 22:59 신고 ADDR 수정/삭제 답글

    저두 이제 2년차인걸요 선배라뇨~^^;;;; 같이 열심히 배워요!!! 명진님의 부지런함 항상 부럽습니다~

  • BlogIcon makeityourrings 2011.11.17 17:58 ADDR 수정/삭제 답글

    S5620 방법으로 마법사까지, 정확하게 당신이 쓰기의 조각을 풀어 무엇을 유혹합니다. 이 정보는 내가이 주제에 아주 마지막으로 목과 전망을 찾고 있던 특수 주로하기 때문에, 매우 흥미 진진한 었죠 ..